Circolare Ministero dell’economia e delle finanze 16-10-2002, n. 79/e

Ministero dell’economia e delle finanze
Circ. 16-10-2002 n. 79/E
Sportello polifunzionale presso la Prefettura – Ufficio territoriale del Governo – Art. 33 della legge 30 luglio 2002, n. 189 – Emersione del lavoro irregolare di extracomunitari addetti al lavoro domestico o di assistenza – D.L. 9 settembre 2002, n. 195 – Legalizzazione del lavoro irregolare subordinato di extracomunitari. Attribuzione del codice fiscale.
Emanata dal Ministero dell’economia e delle finanze, Dipartimento per le politiche fiscali, Agenzia delle entrate, Direzione centrale gestione tributi.

Con la nota 5 agosto 2002, n. I/1/147139/02 sono state fornite le prime indicazioni per il rilascio del codice fiscale ai lavoratori extracomunitari che verranno regolarizzati in base alle norme in oggetto indicate.

Le attività da porre in essere per l’attribuzione del codice fiscale, secondo il flusso di lavoro concordato con il Ministero dell’interno, sono descritte nell’allegato n. 1.

Si ritiene opportuno richiamare l’attenzione su alcuni aspetti particolarmente importanti.

Come anticipato con la nota sopra citata, trattandosi di una operazione straordinaria da concludere in un breve lasso di tempo e per un consistente numero di lavoratori, l’attribuzione del codice fiscale al soggetto extracomunitario viene effettuata in back-office, sulla base dei dati anagrafici trasmessi all’Agenzia dopo che la Prefettura e la Questura hanno effettuato tutti i controlli di merito.

Ad integrazione di quanto stabilito con la circolare 28 marzo 1996, n. 80/E concernente "Attribuzione del codice fiscale ai cittadini dei Paesi non appartenenti all’Unione Europea", si precisa che è ammessa la ricezione dei dati da parte dell’ufficio, secondo le modalità riportate in allegato, ai fini dell’attribuzione del codice fiscale, pur in assenza dell’istanza (mod. AA4/7).

I controlli di merito e l’acquisizione della documentazione (documento di identità dell’interessato o altro documento idoneo per la regolarizzazione), da conservare agli atti dell’ufficio come probatoria, saranno effettuati al momento della consegna del certificato di attribuzione del codice fiscale al lavoratore extracomunitario presso lo Sportello polifunzionale. In considerazione della complessità dell’operazione e della possibilità di errori e duplicazioni, i codici fiscali attribuiti in back-office possono essere annullati dall’Ufficio, qualora in sede di convocazione del lavoratore allo Sportello polifunzionale vengano rilevate anomalie.

Le richieste di soluzione dei casi di omocodia vengono inoltrate alla sezione Archivio anagrafico dell’Ufficio sistemi e processi, utilizzando l’apposito modulo (allegato n. 2). Qualora i casi di omocodia dovessero essere particolarmente numerosi saranno definite modalità alternative di lavorazione per far fronte al fenomeno.

È allo studio la possibilità di assicurare un collegamento tramite rete telefonica tra gli Sportelli polifunzionali e l’Anagrafe tributaria, per agevolare le lavorazioni ed acquisire ulteriori informazioni nei casi più complessi. Le Direzioni regionali, a seguito del monitoraggio dell’attività dello Sportello polifunzionale effettuato dai coordinatori all’uopo designati, faranno riferimento alla sezione Servizi infrastrutturali dell’Ufficio sistemi e processi per verificare la possibilità di attivare le postazioni di lavoro e concordare le modalità operative.

Allegato n. 1

Flusso di lavoro

1. Acquisizione dati istanze di regolarizzazione

I dati contenuti nelle istanze di regolarizzazione sono acquisiti dal Centro Servizi delle Poste e vengono da questo trasmessi alle Questure ed alle Prefetture – Uffici territoriali del Governo, per i controlli di merito.

A valle di tali controlli, il Centro Servizi delle Poste fornisce ad ogni Direzione regionale dell’Agenzia delle entrate, presumibilmente con cadenza giornaliera, i file che contengono i dati necessari alla corretta attribuzione del codice fiscale ai soggetti per i quali non sono emerse cause ostative al rilascio.

Ogni file contiene i dati dei soggetti convocati presso gli Sportelli polifunzionali per la stipula del contratto di lavoro e la consegna del permesso di soggiorno. I file sono forniti di norma circa 15 giorni prima della data di convocazione, compatibilmente con le esigenze delle Prefetture – Uffici territoriali del Governo.

I file sono suddivisi su base territoriale (regionale e provinciale per Trento e Bolzano) in base all’ubicazione dello Sportello polifunzionale.

Per la ricezione dei file è stata attivata una apposita casella di posta elettronica per ciascuna Direzione regionale. Il nome della casella è «DR nome regione emersione lavoro irregolare». Per ragioni di sicurezza i file vengono trasmessi criptati. Alle Direzioni regionali sarà fornita una applicazione software che decripta e ricompone i file trasmessi. Tale applicazione consente la gestione dei dati con la possibilità di visualizzare e stampare in modo funzionale le schede di ogni convocazione. Potrà inoltre essere utilizzata per esportare i dati e trasmetterli agli Uffici locali competenti.

Le istruzioni dettagliate sul funzionamento dell’applicazione saranno fornite ai coordinatori regionali.

I file vengono trasmessi anche alla sezione Archivio anagrafico dell’Ufficio sistemi e processi per consentire un monitoraggio degli invii.

2. Smistamento dei dati delle istanze di regolarizzazione

In base all’ubicazione degli Sportelli polifunzionali, le Direzioni regionali individuano gli Uffici locali competenti al rilascio dei codici fiscali, ai quali smistano i dati contenuti nei file di cui al punto 1 utilizzando la casella di posta elettronica degli uffici stessi.

Le Direzioni regionali assicurano la presenza di funzionari o di altro personale degli uffici presso gli Sportelli polifunzionali in base all’agenda delle convocazioni.

3. Attribuzione del codice fiscale

L’Ufficio locale attribuisce i codici fiscali sulla base dei dati ricevuti.

Per consentire agli uffici l’eventuale annullamento del codice fiscale oltre il termine ordinario del giorno successivo al rilascio, la procedura di attribuzione è stata integrata con l’inserimento del campo "regolarizzazione lavoratori extracomunitari".

Impostando tale campo al valore «SI», il codice fiscale che viene generato può essere annullato fino a quando non viene movimentato per effettuare un aggiornamento di dati anagrafici o di residenza o per richiedere un duplicato del tesserino magnetico.

Nel caso in cui venga impostato il suddetto campo al valore «SI», non può essere contestualmente richiesto l’invio del tesserino magnetico.

Finché il codice fiscale è annullabile, risulta inibita la possibilità di richiedere il duplicato del tesserino magnetico tramite Internet o Sportello self-service.

Nelle istruzioni per la compilazione delle istanze di regolarizzazione è previsto che, se i dati relativi al giorno ed al mese di nascita non sono conosciuti, nelle relative caselle deve essere inserito 00/00. Per l’attribuzione del codice fiscale i dati del mese e dell’anno non possono essere omessi; pertanto in tali casi andranno impostati al valore 01/01.

Di seguito vengono fornite indicazioni sulle attività da svolgere a seconda che nell’istanza di regolarizzazione sia indicato o meno il codice fiscale.

3.1. Istanze con indicazione di codice fiscale

Se nella istanza è stato indicato il codice fiscale, va effettuata un’interrogazione per verificarne l’esistenza. I possibili esiti sono:

a) il codice fiscale esiste ed i dati anagrafici che risultano nell’archivio dell’Anagrafe tributaria coincidono esattamente con quelli riportati nell’istanza; in tal caso, può essere senz’altro prodotto il certificato cartaceo.

b) vengono riscontrate delle anomalie, quali:

- il codice fiscale esiste ma i dati anagrafici che risultano nell’archivio dell’Anagrafe tributaria non coincidono esattamente con quelli riportati nell’istanza;

- sulla base dei dati anagrafici indicati nell’istanza viene generato un codice fiscale presente in Anagrafe tributaria ma diverso da quello indicato nell’istanza stessa;

- il codice fiscale non esiste.

In questi casi devono essere effettuate tutte le opportune interrogazioni anagrafiche (per dati parziali, con inversione di cognome e nome, ecc.) e contabili, per verificare l’eventuale esistenza di altri codici fiscali appartenenti allo stesso soggetto, ovvero l’esistenza di altri soggetti aventi lo stesso codice fiscale (omocodici). Può essere opportuno contattare direttamente la Questura per verifiche più accurate. Viene eventualmente attribuito un nuovo codice fiscale, impostando al valore «SI» il campo «regolarizzazione lavoratori extracomunitari».

Nei casi di probabile omocodia viene attribuito un codice fiscale provvisorio, che viene consegnato all’interessato in attesa che venga sanata la situazione.

3.2. Istanze senza indicazione di codice fiscale

Se sull’istanza non è stato indicato il codice fiscale, va effettuata un’interrogazione con i dati anagrafici riportati nell’istanza stessa. Anche in questo caso sono possibili esiti diversi:

a) il codice fiscale esiste, con dati anagrafici uguali o diversi da quelli riportati nell’istanza: si è in presenza di una possibile omocodia (omonimo od eteronimo). In tal caso viene attribuito il codice fiscale provvisorio numerico e viene prodotto il cartaceo del codice fiscale esistente. A seguito della verifica (prima della convocazione o in sede di convocazione allo Sportello polifunzionale) verrà sanata la situazione;

b) il codice fiscale non esiste. In questo caso si procede all’attribuzione e viene prodotto il cartaceo. Il codice fiscale viene attribuito impostando al valore «SI» il campo «regolarizzazione lavoratori extracomunitari».

4. Convocazione allo Sportello polifunzionale

Allo Sportello polifunzionale è sempre presente un rappresentante dell’Ufficio locale, che deve consegnare il codice fiscale al lavoratore.

Il rappresentante dell’ufficio deve verificare l’identità del soggetto mediante riscontro con il documento che questo deve presentare. È necessario acquisire una copia del documento, da riportare agli atti dell’ufficio.

Per i casi di anomalia vanno fatte le dovute verifiche e consegnato il cartaceo solo se il riscontro è andato a buon fine.

Per gli omocodici accertati viene consegnato il codice provvisorio: successivamente sarà risolta l’omocodia, secondo le modalità indicate al successivo punto 6.

In ogni caso va verificata la residenza effettiva per aggiornare i dati nell’archivio dell’Anagrafe tributaria.

5. Operazioni successive alla convocazione

Successivamente alle verifiche effettuate allo Sportello polifunzionale, l’Ufficio effettua le dovute operazioni:

a) se il codice fiscale alfanumerico consegnato è corretto viene prodotto il plastificato dopo avere aggiornato la residenza;

b) se il codice fiscale (provvisorio o alfanumerico) è da annullare viene effettuato l’annullamento;

c) Se è stata accertata l’omocodia, questa viene risolta con le modalità indicate al punto 6.

6. Casi di omocodia

Gli Uffici inviano le richieste di soluzione omocodia alla sezione Archivio anagrafico dell’Ufficio sistemi e processi tramite la casella funzionale di posta elettronica usando un documento standard (vedi allegato n. 2).

La procedura automatizzata consente, al momento, il calcolo del codice fiscale omocodice solo per due soggetti. I casi di omocodici multipli vanno comunicati alla sezione Archivio anagrafico per la trattazione manuale.

Come di consueto, i tesserini plastificati dei soggetti omocodici vengono intercettati alla produzione e trasmessi alla sezione Archivio anagrafico insieme ad un tabulato riassuntivo e ad uno specifico per ciascun Ufficio locale competente in base al domicilio fiscale del soggetto. La sezione Archivio anagrafico provvede allo smistamento dei tesserini ed alla spedizione degli stessi ai competenti Uffici locali per la consegna agli interessati.

All2Circ16-10-2002Num79e.pdf